Как работает онлайн-касса: инструкция для чайников

В июле 2021 года завершилась отсрочка на применение онлайн-касс для ИП без наемных работников. Теперь практически вся розница, кроме категорий, закрепленных на законодательном уровне, должна использовать оборудование с фискальным накопителем. И это важно не только для соблюдения закона 54-ФЗ, но и для автоматизации торговли и предоставления услуг. Теперь не нужно бегать в налоговую с бумажными отчетами и бояться ошибок в напечатанных документах. Однако работа с кассой требует от новых сотрудников определенных знаний и умений. В статье мы расскажем, как кассиру избежать ошибок и, соответственно, не нарушить закон.

Содержание:

1. Работа на ККМ: основные требования
2. Принцип работы с кассой
3. Отличия онлайн ККМ от привычных кассовых аппаратов
4. Инструкция по работе с кассой
5. Памятка для кассира
6. Как избежать штрафов при работе с кассой
7. Какие документы нужны для допуска кассира к работе с онлайн-кассой?

Работа на ККМ: основные требования

Перед покупкой кассовой техники требуется ознакомиться с реестром, разработанным налоговой службой, он представлен на официальном сайте. В список входит оборудование, которое допускается к использованию и соответствует государственным стандартам. Полный перечень требований к кассовым аппаратам вы найдете в статье 4 Федерального закона № 54-ФЗ. Перечислим основные из них:

соответствие техническим и физическим характеристикам, указанным в законе, например, на корпусе обязательно должен быть указан заводской номер;

оснащение фискальным накопителем формата ФН-М для быстрой передачи информации о продажах в налоговую инспекцию – распространяется на всех и не зависит то того, торгует ли компания маркированными товарами;

печать бумажных чеков и сканирование через QR-код, а также функция отправки электронной версии на почту или телефон покупателя/клиента;

стабильный доступ к сети Интернет (через SIM-карты, Ethernet, Wi-Fi) – даже если подключение временно прервалось, то можно продолжить работу, поскольку вся информация сохранится и будет передана при установленном соединении.

Перед началом работы с онлайн-кассой предприниматель должен убедиться в соответствии аппарата всем законодательным требованиям. Для проверки ККТ и фискального накопителя в реестре воспользуйтесь официальным сервисом ФНС России:

Принцип работы с кассой

Процесс продаж в розничном магазине выглядит следующим образом:

1. Покупатель оплачивает товар наличными или банковской картой.
2. Кассир пробивает чек, отображенная на нем информация записывается в шифрованном виде на фискальный накопитель онлайн-кассы.
3. Далее информация передается на сервер оператора фискальных данных (ОФД) или в программу для анализа бизнеса.
4. Оператор проверяет поступившую информацию, отправляет на кассу подтверждение о получении, передает сведения в ФНС.
5. ККТ выдает бумажный чек. Если клиент попросит, то кассир отправляет электронный аналог на телефон или email клиента.

В связи с высоким уровнем ответственности к таким сотрудникам предъявляются особые требования – знание типовых правил эксплуатации кассового оборудования, утвержденных Минфином РФ, заключение договора с работодателем о полной материальной ответственности, знание инструкций по работе с кассой определенной модели.

Отличия онлайн ККМ от привычных кассовых аппаратов

Техника нового образца основана на использовании электронных каналов связи. Фискальный накопитель по сути заменяет устаревший ЭКЛЗ: имеет свой номер и определенный срок годности, хранит данные обо всех денежных операциях и отправляет их через Интернет оператору фискальных данных, который, в свою очередь, передает их в налоговую.

Для регистрации обычных кассовых аппаратов нужно было лично прийти в налоговую. Перед работой с онлайн-кассой подают заявление через сайт ФНС или фискального оператора.

На современном оборудовании голограмму заменяет теперь заводской номер.

Отличаются и сведения, отражаемые на кассовом чеке: вместо 7 реквизитов их теперь 24.

Новые аппараты не только выгоняют бумажные чеки, но и отправляют их покупателю в электронном виде.

Появился расширенный и интуитивно понятный функционал. Например, одна из умных функций при работе с онлайн-кассой – терминал, показывающий остатки товаров в магазине.

Предприниматели освободились от забот о том, чтобы постоянно передавать данные о транзакциях в ФНС. Вся информация теперь отправляется автоматически в онлайн-режиме. Также уменьшилось число проверок благодаря передаче данных об операциях в режиме реального времени.

Инструкция по работе с кассой

Перед началом рабочей смены ответственное лицо выдает кассиру весь необходимый инвентарь:

• ключ от денежного ящика;
• запасную чековую ленту;
• разменные монеты и купюры для расчетов с покупателями (клиентами);
• другие расходники.

Для оформления передачи наличных денег между раздатчиком и кассиром-операционистом можно использовать книгу учета принятых и выданных денежных средств, за получение которых он расписывается.

После прихода на рабочее место последовательность действий следующая:

1. Вставить в аппарат чековую ленту (по необходимости).
2. Включить онлайн-кассу, ввести логин и пароль.
3. Проверить подключение к Интернету.
4. Сформировать отчет об открытии смены.
5. Выбить нулевой чек для проверки работоспособности техники и четкости фискального документа.
6. Убедиться в правильности даты, времени и нумерации в чеке.
7. Прикрепить на униформу бейдж с должностью, фамилией и инициалами.
8. Разместить на рабочем месте весь необходимый инвентарь.
9. Приступить к обслуживанию покупателей.
10. Сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня и сверить информацию с фактической выручкой.

Покупатель может вносить денежные средства за товары наличными или картой. Перед работой с кассой требуется изучить инструкцию к определенной модели, поскольку алгоритм действий при осуществлении операций может отличаться.

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

• продажа – чек оформляется после получения от покупателя денег;
• возврат – дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат;
• оформление товара в рассрочку или кредит – алгоритм действий, как и при обычной продаже, но отсутствует факт передачи денег и способ расчета, которые обычно указываются;
• внесение аванса;
• внесение предоплаты – от предыдущего отличается тем, что деньги вносят за конкретный товар;
• проведение корректировок – например, если подключение к Интернету отсутствовало или оплата произведена по ошибочной цене, то оформляется чек коррекции.

Признак расчет может быть представлен в четырех вариантах:

1. «Приход» – в нем содержится чек продажи, например, покупатель приобретает какой-то товар в магазине.
2. «Возврат прихода» – указывается в чеке возврата.
3. «Расход» – указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе. Например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги.
4. «Возврат расхода» – имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги, для того чтобы вернуть себе товар.

В первую очередь в обучении нового сотрудника работе с кассой заинтересовано руководство торговой точки. Кроме того, что соблюдение алгоритма выполнения кассовых операций защищает от штрафов, устранить пробелы в знаниях нужно для освоения всех полезных инструментов и преимуществ ККТ. Таким образом, собственник получит больше прибыли. С помощью грамотного использования кассы и товароучетной системы прибыль собственника может увеличиваться на 15% и больше.

Памятка для кассира

К приему платежей от покупателей в ИП или торговую организацию допускается сотрудник, который прошел обучение по работе с кассой и изучил должностную инструкцию. Кроме того, он должен:

• внимательно работать с деньгами, производить правильный расчет с покупателем и выдавать чек;
• знать, как разрешить спорные вопросы с покупателями в отсутствие представителей администрации;
• уметь оформлять возврат товара и денег;
• не допускать присутствия у ККТ посторонних лиц;
• не оставлять рабочее место без присмотра;
• своевременно заменять чековую ленту;
• не только нести материальную ответственность, но и информировать руководство обо всех нештатных ситуациях в работе ККТ;
• отвечать за допущенные ошибки в соответствии с внутренними правилами организации.

Как избежать штрафов при работе с кассой

Предпринимателей могут привлечь к ответственности за неприменение онлайн-кассы, невыбитый чек, неправильные реквизиты и другие нарушения требований законодательства. В распространенный перечень ошибок также часто входит то, что выручка оприходована несвоевременно или не в полном размере; фактический денежный остаток не соответствует текущему отчету, снятому на кассе.

Чтобы избежать штрафов при работе с кассой, соблюдайте следующие правила:

• пробивайте чек в момент расчета с покупателем;
• если вы обнаружили ошибку, то сразу пробивайте чек коррекции или возврата, в зависимости от ситуации;
• не используйте сломанную ККТ и своевременно сообщайте о неполадках руководству;
• по просьбе клиента отправляйте ему электронный аналог чека на электронную почту или через смс;
• не переносите ККТ с одной торговой точки на другую, оставляя при этом прежний адрес регистрации в ФНС;
• пробивайте чеки с наименованиями товарных позиций, для этого необходимо загрузить справочник в кассу и заменить кассовую программу, если старая имеет ограничения по загрузке и работе со справочником;
• используйте 2D-сканер для считывания QR-кодов маркировки на кассе и настройте работу кассового приложения, чтобы в чеке присутствовал соответствующий код товара. Например, с 2021 года список товаров, которые подлежат обязательной маркировке, пополнили одежда, текстиль для дома, молочная продукция, бутилированная вода, велосипеды.

Какие документы нужны для допуска кассира к работе с онлайн-кассой?

Новый сотрудник обязан пройти инструктаж по технике безопасности, поскольку аппарат находится под напряжением. Этот факт должен быть зафиксирован в соответствующем журнале. Кассир в обязательном порядке подписывает следующие документы:

• договор полной материальной ответственности;
• должностную инструкцию, в которой отображается право сотрудника работать с онлайн-кассой и материальными ценностями.

Также кассир должен изучить правила работы с ККТ, установленные внутренним регламентом, типовые правила Минфина РФ с письмом Центробанка № 51 от 18.08.1993 г.; Федерального закона № 54; инструкцию по эксплуатации рабочей ККТ.

При приобретении нового оборудования обучение сотрудников должно быть в приоритете у руководства. Работа с незнакомой моделью может оказаться фатальной для ККТ – повлечь за собой выход из строя или некорректное функционирование.