Онлайн-касса

Онлайн-кассы, которые также называют контрольно-кассовой техникой (ККТ), — это аппараты последнего поколения, в которых установлены фискальные накопители. ККТ подключают к сети интернет для отправки информации посредством оператора фискальных данных — ОФД. Информация направляется напрямую в ФНС. Благодаря этому налоговая может отслеживать уплату предпринимателем или компанией налогов. В частых проверках со стороны ФНС отпадает необходимость. Для потребителей в этом тоже есть преимущества — процесс предоставления услуг и торговли становится более прозрачным. Разберемся, что такое онлайн-кассы, для чего нужны, в чем суть работы, и что делает их использование удобным.

Зачем пользоваться онлайн-ККТ

Согласно законодательству, а именно Федеральному закону 54-ФЗ такое оборудование должно быть установлено практически у всех хозяйствующих субъектов бизнеса. Исключения есть — они регламентируются поправками к этому законодательному акту.

Преимущества установки онлайн-касс для предпринимателей:

• можно принимать платежи как наличными средствами, так и безналичным способом (если был подключен эквайринг);
• обслуживать оборудование имеет право лишь производитель;
• благодаря данным, которые автоматически собираются в личном кабинете, есть возможность проводить анализ покупок, составлять прогнозы и аналитику, а также стратегию дальнейшего ведения бизнеса;
• регистрировать или снимать с учета ККТ можно даже онлайн;
• налоговая не будет проводить поверку каждого установленного ККТ — раньше это происходило каждый год.

Есть и некоторые отрицательные моменты:

• потребуется обучить сотрудников использованию такой техники;
• единовременные затраты на закупку и установку аппаратов;
• расходы на оборудование рабочих мест кассиров.

Преимущества для покупателей:

• риск приобрести контрафакт стремится к нулю;
• нет нужды хранить бумажные чеки — все данные будут сохраняться в электронном виде и могут быть получены при необходимости в любой момент;
• можно оплатить товары или услуги безналичным способом;
• получить данные о покупке удастся в виде СМС, а также в виде сообщения на электронную почту.

При этом минусов в применении онлайн-касс для клиентов нет.

Государство благодаря такому оборудованию может тщательно контролировать деятельность всех бизнесменов. Таким образом можно исключить возможность ведения дела «в тени». Число проверок уменьшается, и работа Федеральной налоговой службы становится более упрощенной.

Когда появились онлайн-ККТ

Первыми на онлайн-ККТ перешли компании без сотрудников, работающие в сферах питания и торговли. Это произошло еще в июле 2019 года. В это же время ими стали пользоваться и бизнесмены из сферы услуг.

Также в 2019 году стала распространенной обязательная маркировка всей продукции. В связи с этим пользоваться онлайн-ККТ пришлось всем магазинам, которые занимаются продажами табачной продукции, одежды и многих других товаров.

История перехода:

• 1.02.2017 — старые кассы с ЭКЛЗ перестали официально регистрировать;
• до 31.03.2017 — все предприниматели, занимающиеся торговлей алкоголем, перешли на использование такого оборудования;
• 1.07.2017 — все онлайн-ККТ должны вести деятельность по установленному новому порядку;
• 1.07.2018 — перешли все ИП, компании с наемными работниками, работающие по ЕНВД, УСН и ПСН;
• 1.07.2019 — остальные бизнесмены за исключением тех, у кого зарегистрирована самозанятость.

Отсрочка

В 2019 году законодательно было принято решение, что определенные категории предпринимателей имеют право перейти на онлайн-кассы позднее, до 2021 года. Это касается самозанятых и ИП. Не пользоваться таким оборудованием до текущего года имели право те, кто оказывает услуги без сотрудников. Но те, кто специализируется на покупке и продаже товаров, должны были пользоваться кассами.

Использование для маркировки «Честный знак»

В связи с введением маркировки продукции все категории бизнесменов, которые обязаны работать по новым правилам, обязаны обновить прошивку оборудования, а также заключить договор с ОФД. Если же касса не может обновиться под маркировку того или иного товара из-за технических характеристик, требуется полная замена оборудования.

Отличается аппарат для маркировки продукции «Честный знак» тем, что работает новая система по принципу, затрагивающему именно онлайн-ККТ. На все товары должна быть нанесена специальная метка, которая сканируется кассиром. После того, как товар был продан, электронный чек с кодом маркировки передается ОФД, а он отправляет полученные данные в систему маркировки. Там товар выбывает из перечня. Это связано с ПО кассы — оно становится более сложным, поэтому не каждое оборудование сможет его поддерживать. Большая часть производителей выпустила соответствующее обновление для аппаратов.

Как работают такие кассы

1. После получения денег от клиента любым из способов данные о продаже вводятся в устройство автоматически или вручную. Печатается чек.
2. Информация о продаже передается фискальному накопителю — он перенаправляет ее ОФД.
3. ОФД проверяет чек, сохраняет информацию и передает в ФНС. Это происходит один раз каждый день.
4. Покупатель получает электронный чек по e-mail или СМС по его желанию.

Зачем устанавливается фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) необходим для того, чтобы подписывать автоматически сформированный чек специальным фискальным признаком. Также он осуществляет контроль процедуры отправки чека ОФД, который отправляет его в ФНС. Если возникают перебои со связью, подключение к интернету становится временно невозможным, фискальный накопитель будет сохранять кассовые чеки для последующей их передачи. Сохранение осуществляется в течение 30 дней. Также ФН нужен для шифровки данных и создания кода для проверки.

Работать фискальный накопитель может 13, 15 или 36 месяцев — этот период зависит от типа модели и того, каким видом деятельности занимается предприниматель. Когда он подойдет к концу, требуется заменить фискальный накопитель, а также перерегистрировать кассу. Сам ФН выбрасывать нельзя — он должен храниться для того, чтобы при необходимости получить с него данные.

Как должен выглядеть чек

Чеки, которые выдаются при использовании новых ККТ, больших отличий от старых не имеют. Однако в них должен обязательно отображаться QR-код — с его помощью можно получить сведения о том, какая покупка была произведена и в какой точке продаж. Если просканировать этот код с помощью смартфона, его получится увидеть в электронном формате, для чего его и делают.

БСО и кассовый чек онлайн-кассы теперь считаются тождественными. В таком документе обязательно должна указываться номенклатура, сайт ФНС, наименование товара.

Виды оборудования

На выбор предлагается несколько видов онлайн-ККТ. Каждый предприниматель вправе сам выбирать подходящий для себя вариант:

1. Автономные ККТ и смарт-терминалы. Такие аппараты полностью готовы к работе сразу после покупки, поскольку на них уже установлена специальная программа. Подключать их к терминалу или ПК нет необходимости. Они могут быть стационарными или мобильными, то есть со встроенным аккумулятором. Многие модели работают с ЕГАИС, но это необходимо уточнять еще при покупке такого товара.
2. Фискальные регистраторы. Такие приборы необходимо подключать к основному аппарату с установленной кассовой программой — например, к мобильному устройству или ПК. Регистраторы могут фискализировать и печатать чеки, подключаться для передачи документации в налоговую к ОФД.
3. POS-системы. Это наборы оборудования, включающие клавиатуры, сканеры и POS-терминалы. Чаще всего такие системы применяются в крупном ритейле. Как правило, технику для работы с ЕГАИС относят именно к такой категории.
4. Кассы для торговли онлайн. Такое оборудование подключается к специальной системе управления интернет-магазинами. Они умеют отправлять электронные версии чеков.

Особенности выбора

При выборе такого оборудования важно учитывать специфику бизнеса.

Например, если предприниматель занимается торговлей, значение имеет то, чем именно: подакцизными или «обычными» товарами. Также важна форма налогообложения и то, есть ли у него наемные рабочие.

Важно учитывать, что для торговли алкогольными напитками касса должна поддерживать работу с ЕГАИС. Такая функция есть не у каждого оборудования.

Значение имеют объем чеков и клиентов — от этого зависит, какую кассу следует выбирать. Есть аппараты с малой или большой производительностью. Так, чем дешевле будет оборудование, тем меньше чеков каждый день оно сможет печатать.

Любая установленная техника должна полностью соответствовать требованиям законодательства, причем последним. Введение изменений должно контролироваться всеми предпринимателями, которые должны своевременно на них реагировать. Покупать и пользоваться устаревшими моделями запрещено.

Любая онлайн-касса должна покупаться совместно с фискальным накопителем — работа без него карается для любого вида бизнеса штрафом, поскольку данные не будут отправляться в ОФД. Некоторые категории предпринимателей должны приобретать устройства на 13 месяцев, другие — на 36.

При приобретении кассы рекомендуется учесть тот факт, требуется ли регулярно оплачивать ПО, установленное на оборудовании. Еще одним важным пунктом является подключение допустройств и интеграция с ПО по учету продукции.

Штрафы

Если предприниматель не использует онлайн-ККТ по причине того, что он его не приобрел, у него отсутствует или переполнен фискальный накопитель, он обязан оплатить штраф согласно 54-ФЗ.

Индивидуальным предпринимателям придется заплатить от четверти до половины прибыли, которая не учитывалась, но не менее 10 тыс. рублей. За использование старого типа кассы потребуется отдать штраф в 3 тыс. рублей. А если ИП не передал покупателю электронный чек, когда покупатель сделал запрос об этом, он заплатит 10 тыс. рублей государству.

Для ООО штрафы более крупные — за отсутствие ККТ потребуется отдать 75–100% всей прибыли, но не меньше 30 тыс. рублей, за использование устаревшей техники — 10 тыс. рублей. Такой же размер штрафа будет и за непередачу покупателю электронного чека.