Обслуживание онлайн-касс

Кассовые аппараты, особенно их современные модификации, относятся к категории технически сложного оборудования. Как и в случае с любой другой техникой, их части со временем изнашиваются и выходят из строя. У владельцев онлайн-касс сегодня есть два варианта решения этой проблемы: профилактическое техобслуживание и регулярный ремонт и замена компонентов. В большинстве случаев первый вариант является наиболее рациональным.

Содержание

Почему важно вовремя задумываться об обслуживании онлайн-касс?

его вступления в силу каждый владелец кассового аппарата при регистрации в Налоговой Инспекции должен был заключить договор с Центром технического обслуживания (ЦТО). Именно эта организация должна была отвечать за работоспособность прибора и следить за тем, чтобы в его аппаратное и программное оснащение не вносили изменений.

В 2017 году с вступлением в силу закона 54-ФЗ ситуация изменилась, и обслуживание кассовых аппаратов стало добровольным.

Законодатели говорили о снижении нагрузки на бизнес, который больше не должен нести лишних расходов. На практике же ситуация поменялась не так сильно. Действительно, владельцам кассовых аппаратов дали новые права. Теперь предприятия могут самостоятельно:

  1. Обновлять программное обеспечение оборудования.
  2. Менять фискальный накопитель.
  3. Подключаться к ОФД.
  4. Ставить кассу на учет в Налоговую.

Еще одно «право» владельцев касс — своими силами следить за состоянием устройств. На практике ситуация обстоит несколько иначе: чуда не произошло, и оборудование по-прежнему может выходить и выходит из строя. «Необязательное» техническое обслуживание так и осталось обязательным, ведь за пользование неисправной или неправильно настроенной техникой предусмотрена ответственность:

  1. Если предприятие не пользуется ККТ, даже по причине ее неисправности, оно рискует получить штраф. Его размер может достигать до 100% выручки, полученной «мимо кассы».
  2. Если компания использует неправильно настроенную ККТ, сумма штрафа может составить до 10 000 рублей.

Существуют и другие потенциальные издержки. Например, при неправильной постановке кассы на учет или замене фискального накопителя компании придется покупать новое устройство.

От перебоя в работе ККТ зачастую страдает и само предприятие. Многие компании используют данные от оборудования для выстраивания системы аналитики. Если касса перестанет предоставлять информацию, организация может остаться без данных о платежах за определенный период.

Второй важный аспект — это формирование различных отчетов. Онлайн-кассы формируют и отправляют их в автоматическом режиме. Если предприятие по какой-либо причине не сможет их предоставить, ему также грозит штраф.

Кто должен заниматься обслуживанием онлайн-касс?

Эту задачу по-прежнему выполняют сотрудники Центров технического обслуживания. Изменился только подход — если раньше без договора на проведение планового ТО компания не могла зарегистрировать кассу в налоговой, то теперь у предприятий есть выбор:

  1. Организация может следить за состоянием устройства самостоятельно. В этом случае она будет обращаться в ЦТО только в случае обнаружения поломки. Преимущество такого подхода очевидно: если ККТ работает без нареканий, то дополнительных расходов на его содержание не возникнет. Однако в этом случае стоит сказать и о недостатках — если поломка все же произойдет, то на ее устранение понадобится время. Сотруднику компании потребуется обратиться в ближайший ЦТО, заключить договор на ремонт техники и дождаться его окончания. При этом многие центры весьма загружены, поэтому на устранение неполадки может уйти некоторое время. В этом случае компания сталкивается с рисками, описанными в предыдущем пункте. Кроме того, без профилактического обслуживания повышается риск серьезных поломок, устранение которых предполагает более крупные затраты.
  2. Организация может заключить договор на регулярное ТО. В этом случае сотрудничество компании и ЦТО проходит в том же формате, что и до 2017 года. Компания-владелец ККТ привозит аппаратуру в компанию или вызывает ее специалиста. После этого проводится профилактическое ТО, по результатам которой заказчик получает информацию о состоянии и техники. Все найденные проблемы также устраняются. Основным недостатком такого варианта являются дополнительные расходы, ведь компания платит за ТО, даже если оборудование работает в штатном режиме. С другой стороны, при таком подходе гораздо проще выявить неполадки на ранних этапах и устранить их до того, как ККТ выйдет из строя.

Требуется ли заключать договор с ЦТО для бесперебойной работы оборудования?

Однозначного ответа на этот вопрос нет. Вариант с постоянным договором на проведение обслуживания является для ЦТО предпочтительным вариантом, поскольку гарантирует стабильную прибыль. Для владельца ККТ такой подход является своеобразной «гарантией» стабильной работы оборудования. Многие ЦТО стремятся сделать вариант с договором более привлекательным, предлагая дополнительные бонусы. Чаще всего это индивидуальные скидки или приоритетный порядок обслуживания.

Важно! Обращайте внимание на то, что сервис должен по возможности гарантировать своим клиентам одинаковый подход. В противном случае от услуг ЦТО лучше отказаться.

Еще один важный момент — заводская гарантия. Многие ЦТО пугают потенциальных клиентов тем, что если они будут ремонтировать устройство самостоятельно, производитель не будет устранять поломки бесплатно. В большинстве случаев это верно. Помните, что гарантию дает именно производитель ККТ, а не компания, которая осуществляет ремонт и обслуживание.

Это значит, что в случае поломки деталь, вышедшую из строя, вам заменят бесплатно в любом официальном сервисном центре.

Стоит отметить, что бывают и негарантийные случаи. К ним относятся ситуации, когда поломка произошла по вине владельца техники или при нарушении условий эксплуатации. В этих случаях гарантия производителя не действует, и все повреждения устраняются за счет покупателя.

При этом большинство производителей требуют, чтобы ремонтом и обслуживанием их техники занимались только официальные сервисные центры или сертифицированные компании. В противном случае действие заводской гарантии прекращается.

Некоторые ЦТО повышают ценность договора обслуживания за счет того, что оказывают бесплатные (или дешевые) регулярные консультации. Эта услуга в основном предназначена для организаций, которые недавно начали использовать онлайн-кассы. В этом случае сотрудники ЦТО могут помочь с выбором, покупкой, установкой и настройкой оборудования, а также дать полезные советы по его использованию. Стоит ли ради этого заключать договор на постоянное обслуживание? Если у вас нет опыта работы с кассами, то помощь специалистов может быть кстати. В противном случае ценность такого предложения невелика.

Подведем промежуточный итог: заключение договора на постоянное ТО может быть выгодно, если:

Вы недавно приобрели онлайн-кассу

 В этом случае регулярное ТО и ремонт у сертифицированной компании обеспечит сохранение заводской гарантии до конца ее срока.

У вас нет опыта работы с ККТ

 В этом случае ищите ЦТО, которые предлагают консультации и помощь в выборе, установке и настройке.

Вам важно, чтобы все повреждения устранялись в кратчайшие сроки

 Многие ЦТО предлагают приоритетное обслуживание для клиентов, заключивших договор. Кроме того, регулярное ТО помогает снизить вероятность поломок и выявить дефекты на раннем этапе.

Что включает в себя техническое обслуживание онлайн-касс?

Все работы, выполняемые сотрудниками ЦТО, можно условно разделить на несколько групп в зависимости от того, с какой периодичностью они проводятся:

Виды обслуживания, которые требуются не реже 1 раза в 3 месяца

Многие виды работ по ТО онлайн-касс проводятся еженедельно или ежемесячно. К этой категории относятся:

  • визуальный осмотр аппаратуры, удаление устаревших пломб и наклеек, очистка поверхности и основных узлов;
  • анализ ключевых элементов устройства, оценка уровня их износа;
  • проверочное тестирование оборудования;
  • анализ точности и полноты вывода реквизитов на кассовые чеки;
  • проверка основных программных компонентов устройства.

Виды работ, которые требуются не чаще 1 раза в год

В эту категорию входят:

  • полный осмотр всех компонентов устройства, в этом случае корпус кассы необходимо открыть;
  • очистка и смазка всех подвижных элементов конструкции;
  • проверка и обновление ПО (прошивки);
  • плановая замена фискального накопителя.

Стоимость всех перечисленных работ обычно фиксируется в договоре в абонентском формате. Клиент обычно вносит плату за 1 квартал (реже — за полгода или за год) обслуживания. На стоимость услуг существенно влияет порядок проведения обслуживания. Многие ЦТО организуют выезд своих сотрудников в заранее согласованное время. За дополнительную плату они направляют инженеров даже в выходные и праздничные дни. Существует и более бюджетный вариант. Он предполагает соглашение, по которому владелец ККТ самостоятельно привозит оборудование для диагностики. Ценник на перечисленные услуги серьезно варьируется от одного ЦТО к другому. Некоторые из них работают только с крупными клиентами, другие — с малым и средним бизнесом.

Существует также третий вид работ. Они не входят в обычную программу ТО и проводятся по согласованию с заказчиком. К этой категории относятся:

  • внеплановая замена фискального накопителя (она требуется, например, если его память заполнилась);
  • ремонт или замена одного или нескольких компонентов оборудования (эти задачи могут выполняться как в гарантийный, так и в постгарантийный период);
  • переподключение онлайн-кассы. Обычно такая необходимость возникает в случае смены настроек корпоративной сети.

Эти услуги не включаются в абонентскую плату и чаще всего оплачиваются отдельно. Стоимость зависит от ценовой политики конкретного ЦТО, а также от других факторов (например, от сложности ремонта). Для клиентов, у которых заключен договор на техническое обслуживание, обычно действуют скидки.

Еще один важный фактор, влияющий на цену работ — стоимость материалов и запасных частей. Некоторые ЦТО включают эти расходы в тарифы технического обслуживания. Нередко возникает ситуация, когда у клиента есть свои источники запчастей и материалов. В этом случае многие ЦТО идут навстречу и соглашаются использовать предоставленные заказчиком детали или же организуют закупку от своего имени.

Стоимость обслуживания онлайн-касс

Разброс цен на рынке крайне широк, поэтому в этом пункте мы будем приводить усредненные значения. Первая статья расходов — покупка онлайн-кассы. С учетом всего необходимого оборудования каждый аппарат обойдется примерно в 30 000 рублей если вы приобретаете полный комплект. На рынке представлены более дорогие и более дешевые устройства.

Следующий этап — установка, первичная настройка и регистрация. Эти услуги не входят в цену оборудования. Тем не менее, многие продавцы занимаются установкой и настройкой и предлагают скидки для своих покупателей. Стоимость этих услуг во многом зависит от типа и цены оборудования, а также от ценовой политики продавца. В любом случае будьте готовы потратить около 1 500 рублей на каждую кассу.

Некоторые ЦТО также предлагают возможность обновления устройств старого образца.

Наконец, последний этап — регулярное обслуживание. Примерные расценки в данном случае следующие:

Сколько стоит обслуживание онлайн-кассы?
ЭЦП 900 рублей (12 месяцев)
Фискальный накопитель 8300 рублей (15 месяцев)
Техническое обслуживание 6000 рублей (12 месяцев)
Договор с ОФД 3000 рублей (12 месяцев)
Итоговая сумма 17500 рублей в год (1458 рублей в месяц)

В среднем также получаем сумму в 1 500 в месяц.

Наша компания также предлагает услуги по сервисному обслуживанию онлайн-касс. Посмотреть наши расценки и условия вы можете на этой странице.



Остались вопросы?
Телефон горячей линии: 8 (800) 500-67-52
Звонок по России бесплатный
Получить бесплатную консультацию