Работа с онлайн-кассой
После покупки и настройки онлайн-кассы требуется обучить сотрудников работе с таким оборудованием. Важно знать основные нюансы того, как функционирует техника, и как пользоваться онлайн-кассой.
Кто должен работать с ККТ
Чтобы работать с такой техникой, кассир должен отвечать некоторым критериям:
- Сотрудник изучил правила работы техники. Это необязательное с точки зрения закона требование, кассир сможет обращаться к технической документации в случае, если возникнут какие-либо недопонимания.
- Работник должен подписать договор о материальной ответственности. Делать это необходимо еще до того, как он вступит в должность. Если сотрудник нанесет ущерб технике, он должен будет за это ответить.
Кроме предоставления сотрудникам подробной инструкции о том, как управлять предоставляемым оборудованием, начальник может предложить и дополнительные правила, например запреты:
- на нарушение целостности техники;
- чистку оборудования различными средствами;
- вмешательство в работу аппарата;
- разрешение посторонним лицам работать или ремонтировать технику.
Открытие смены
Инструкция по работе с онлайн-кассой предполагает каждодневное открытие смены. Прежде чем это сделать, необходимо подготовиться. Так, работнику необходимо взять ключи от ящика, где хранятся деньги, средства для выдачи клиентам сдачи, проверить наличие и объем ленты для печати чеков и то, работает ли все используемое в течение дня оборудование.
В отчете указываются данные сотрудника, состояние всех счетчиков. Все эти данные отправляются в ОФД, а впоследствии – и в ФНС.
Если работнику были выданы средства для сдачи (или «размена»), об этом важно сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, который отвечает за это, также должен оформить операцию соответствующим образом, указав количество купюр и их номинал.
Выдача чека
Сотрудник должен понимать алгоритм выдачи чека клиенту:
- производится сканирование товара — так открывается чек;
- клиент оплачивает покупку любым возможным способом;
- продажа завершается, печатается чек.
Если требуется, чек в электронном формате отправляется покупателю в виде СМС или на электронную почту. Чтобы ввод таких данных был более удобным и быстрым, в официальном приложении Федеральной налоговой службы клиент может передать кассиру QR-код для сканирования. Благодаря этому нужные данные вводятся автоматически.
В некоторых случаях во время покупки может появиться необходимость в том, чтобы внести средства сразу разными способами: такое возможно, если средств на карте покупателя не хватает. Тогда другая часть суммы может оплачиваться наличными. Формировать сразу несколько кассовых чеков не обязательно: просто обозначаются оба метода оплаты, и для каждого из них должна указываться точная сумма.
Если через кассу проводятся такие операции, кассовый чек должен формироваться обязательно:
- продажа;
- осуществление различных корректировок;
- проведение возврата купленного товара;
- внесение предоплаты;
- продажа в кредит или на условиях рассрочки.
Использование чека коррекции
Он требуется, если расчеты проводились без ККТ, например из-за выхода прибора из строя, отсутствия электроэнергии, выявления недостачи. Отличается чек коррекции от стандартного следующими особенностями:
- в нем нельзя указать список всех купленных товаров из-за того, что точно установить, какие покупались товары, практически невозможно;
- признак расчета – лишь «приход» или «расход».
К чеку такого типа обязательно прилагается записка, в которой подробно указывается, почему потребовалось проводить корректировку. Она необходима на случай проверки ФНС.
Чеки коррекции и возврата отличаются, поскольку второй вариант формируется, если кассиру требуется изменить уже проведенную ранее операцию.
Закрытие смены
Каждый кассир, знающий, как пользоваться онлайн-кассой, должен создавать отчеты об открытии/закрытии смены с разницей не более 24 часов. При этом время, когда требуется открывать или закрывать смену, не устанавливается законом РФ. После закрытия каждой смены создается приходный кассовый ордер.
Инкассация
Вся полученная за период смены выручка в соответствии с порядком должна передаваться в общую кассу компании после ее закрытия. Когда средства были получены в основную кассу, оформляется ПКО, а по прибытии инкассаторов им отдаются деньги в указанном количестве и ведомость.
Признак расчета
Согласно инструкции по работе с онлайн-кассой, этот реквизит указывает на причину прихода или выдачи средств в/из кассы компании. Он может указываться в 4 разных вариантах:
- «Приход» — указывается в чеке продажи.
- «Возврат прихода» — указывается в чеке на возврат.
- «Расход» — используется, если товар получен на платной основе, то есть за него клиенту выданы средства из кассы.
- «Возврат расхода» — используется, если клиенту возвращается товар.
Признак способа расчетов
Он говорит о том, каким способом проводилась оплата. Может обозначаться в виде определенного слова или условного обозначения:
- «предоплата» (или 1) — продавец получил средства в размере 100%;
- «предоплата» (2) — средства были получены частично;
- «аванс» (3) — получение средств за продукт, не определенный в точности (например, используется, если был куплен подарочный сертификат);
- «полный расчет» (4) — используется, когда оплата вносится полностью;
- «частичный расчет и кредит» (5) — отпуск в кредит с первоначальным взносом;
- «передача в кредит» (6) — отпуск в кредит без взноса;
- «оплата кредита» (7) — клиент вносит часть кредита
Пошаговый пример работы с онлайн-ККТ
- Подготовка места для работы, получение от ответственного сотрудника ключей от кассы и необходимого объема денежных средств, расходников (например, ленты для печати чеков).
- Создание отчета о том, что смена была открыта. В документации, которая автоматически отправляется в ОФД, указываются данные об используемом аппарате и работнике. Кстати, некоторые виды оборудования позволяют открыть смену путем обычного сканирования штрих-кода любого товара. Правда, минус в этом способе в том, что смена может быть открыта под именем другого сотрудника.
- Совершение любых необходимых операций.
- Если работа с онлайн-кассой производится в магазине, работающем круглосуточно, по истечении одних суток (24 ч.) сотрудник должен закрыть и тут же открыть смену. Если этого не сделать, техника перестанет создавать чеки.
- Когда смена будет закрыта, формируется ПКО, и оформляется передача полученных денег в основную кассу.
- Ключи передаются ответственному лицу.
- Перепроверка наличия всех документов по смене.
Чего нельзя делать кассиру?
Работа с онлайн-кассой сопряжена с ее сохранностью , поэтому перечень лиц, имеющих доступ к ней, должен ограничиваться руководством предприятия.
Кассир не имеет права:
- допускать иных людей, даже иных сотрудников, к технике;
- оставлять кассу без присутствия других работников;
- уходить со своего места, где выполняются рабочие обязанности, без пересчета денег в кассе (это требуется делать при замещающем сотруднике – данные о том, сколько денег находится в кассе, указываются в журналах учета, под полученной в итоге суммой кассир ставит подпись);
- допускать к ремонту техники лиц, которые не работают в компании.
Нужно ли пользоваться журналом?
Это регистрационный журнал, в котором требуется подробно указывать данные о состоянии счетчиков касс, сумме полученной за день выручки с указанием, каким способом были получены средства. Прежде чем техника, используемая сегодня, была введена в работу, этот журнал использовался всегда.
Однако сейчас работники могут от этого отказаться, если это разрешает сам предприниматель. Законодательство не обязывает заполнять этот журнал, поскольку вся информация, которая ранее в него записывалась, есть в отчетах, которые отправляются ОФД и ФНС.
Требуется ли использовать кассовую книгу и ордера?
Они требуются для всех компаний, в которых проводятся любые операции с помощью кассы с любой периодичностью. При этом формат используемого оборудования не влияет на это требование.
Однако есть категория предпринимателей, у которых нет нужды вести данные отчетных форм. Это касается ИП. Они должны вести учет движения денег путем заполнения книги учета. Вносить туда данные предприниматели должны один раз ежедневно — в конце смены. А если кассовой техники на предприятии нет, данные должны указываться каждый раз, как в кассу попали деньги или были выданы из нее по любой из причин.
Как используются РКО и ПКО?
ПКО и РКО должны заполняться, если из кассы компании выдается размен. Еще в начале каждой открытой смены формируется РКО, где отражается сумма денег, выданных кассиру.
Как действовать кассиру в случае проблем с функционированием оборудования
Если в ходе смены возникают разные ситуации, требуется поступать следующим образом:
- Нет подключения к сети. Это не доставит проблем, поскольку все проводимые операции будут записываться. ОФД получит данные после того, как подключение будет восстановлено. Правда, есть один нюанс — проблему с подключением нужно решить не позднее, чем спустя 30 дней, иначе оборудование будет заблокировано.
- Отсутствие электроэнергии. В таком случае совершать операции с использованием оборудования не получится, и продажи лучше проводить лишь в исключительных случаях. Если они проводились, впоследствии должен быть создан чек коррекции.
- Обрыв ленты. Кассир заменяет ее вручную – на это уходит всего пара минут.
- Нет связи между ПК и кассой. Если причина в том, что кабель отошел от порта, сотрудник может решить проблему самостоятельно. А если она визуально непонятна, лучше обратиться к специалисту.
Памятка кассира
Чтобы избежать различных сложностей, кассиру следует помнить о таких нюансах:
- требуется подробно ознакомиться с правилами использования кассы;
- смена может быть открыта перед продажей, а не при открытии торговой точки;
- нельзя путать возврат и чек коррекции;
- касса не должна оставаться без присмотра;
- к аппарату не должны допускаться третьи лица;
- работа с онлайн-кассой невозможна без ленты;
- нельзя, чтобы промежуток между отчетами об открытии и закрытии смены был больше одних календарных суток (24 ч.), иначе оборудование заблокируется;
- закрывать кассовую смену и сдавать деньги должен сам работник;
- даже если смена уже закрыта, оставлять технику без контроля нельзя.
